1 目的
1.1本制度规定了公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件、技术文件及适用的外部文件的审批、发放、更改、处置等控制方法，防止使用作废文件。
1.2对电子文件的形成、更改、使用、积累、鉴定、归档及电子档案的保管过程实施控制。
2 范围
本制度适用于公司所有电脑用户、质量、环境、职业健康安全管理体系文件、财务账务表、技术文件以及与本公司质量、环境、职业健康安全管理有关的外来文件的管理控制。
3.定义
3.1文件、文档: 信息及其承载媒体。管理体系文件是指管理体系相关信息的任何文件，如: 手册、程序文件、作业指导书、规范、图样、标准等。而媒体可以是纸张、光盘、照片、样件、电子媒体或其它的组合。管理体系文件是管理体系运行的依据。
3.2 受控文件:按规范进行管理并得到有效控制的所有文件和资料，目的是为了防止作废文件的误用、混用。
3.3 手册: 描述公司质量、环境体系，活动内容的纲领性文件。
3.4 管理制度：规定完成某项活动方法的文件。。
3.5 作业文件:如作业指导书、管理规定等，详细具体说明工作方法的文件，
3.6 表格: 用以收集、传达信息、控制作业流程或证明作业已符合要求。
3.7 归档: 同义词为存档，指将处理完毕的且具有保存价值的事情或文件经系统化整理后交档案室、或*保存方法保存备案(备查) 的过程。
3.8 无纸化办公系统: 这里指公司及所有分支机构使用的办公系统，包含但不限于ERP 系统、LUTOS、电子邮件等所有办公系统软件。
3.8 载体: 硬盘、磁盘、可读光盘等存储介质。
4 职责
4.1行政人事部是质量、环境、职业健康安全管理体系文件控制的主管部门，负责归档文件的收集、备份与管理，负责相应的环境保律法规及职业健康安全法律法规管理以及行业管理规定的收集与管理。
4.2 技术部负责技术标准、公司技术文件及软件的管理。
5 工作程序
5.1 文件范围
本制度规定公司以下类型文件的管理：
5.1.1 质量、环境、职业健康安全管理体系文件：质量、环境、职业健康安全管理体系手册，制度文件，工作文件。
5.1.2 外来的与公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行有关的法律法规及国家、行业有关技术标准和有关公文。
5.1.3 质量、环境、职业健康安全管理体系运行过程中形成的技术、指导性文件。
4.3 建立相应获得渠道
对环境及职业健康安全管理的法律、法规、标准及其他要求，每季度行政人事部和相关部门通过以下几种方式获取：
4.3.1 通过书面的资料或刊物如：专业报纸、杂志、专业出版社以及与ISO14001环境管理体系、OHSAS18001职业健康安全管理体系有关的书籍获取。
4.3.2 通过相关的网站获取。
4.3.3 通过**有关部门获取。
4.3.4 通过专业机构（如工会、有关的协会、专业团体、**部门如安监局、**、住建部等）获取。
4.3.5 各职能部门也可按《信息交流管理制度》的规定向行政人事部获取。
4.4 获取、存档、备案
行政人事部将经识别后确认为适用于本公司的环境、职业健康安全管理的法律、法规、标准及其他要求汇编成《适用法律法规、标准规范和其他要求一览表》，同时做好存档、备案工作，以便查找和使用，并按《成文信息管理制度》对获得的法律法规进行管理、控制。
4.5 评审、更新
4.5.1 确认为适用于本公司的环境管理和职业健康安全的法律、法规、标准及其他要求或更新后的文件在下发传达前，由行政人事部组织相关部门对其适用性进行评审。
4.5.2 行政人事部对相关环境及职业健康安全管理的法律、法规、标准及其他要求的新版本进行跟踪，并在相关文件更新后及时获取新的版本。
4.5.3 行政人事部按《成文信息管理制度》要求补充和修改《适用法律法规、标准规范和其他要求一览表》,并及时通知有关部门。
4.6 传达
行政人事部及相关部门应向员工及时地传达或传递环境及职业健康安全管理的法律法规及其他要求，加强对员工的培训和教育，具体按《信息交流管理制度》和《人力资源管理制度》执行。
应急准备和响应
建立《应急准备和响应程序》以准备和响应潜在的紧急情况，并应：
a) 按照计划活动准备响应以防止或减缓紧急情况时的负面环境影响；
b) 对实际的紧急情况进行响应；
c) 采取措施防止或减缓紧急情况和事故的发生的后果；
d) 如果可行，定期测试程序；
e) 定期地评审和修订程序。尤其在事故，紧急情况发生或演习之后；
f) 提供与紧急准备和响应的相关的信息和培训，适用时，包括在公司管理下的相关方。公司应保留成文信息以表明程序被按计划执行。
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