电子文件的归档
5.15.4.1归档时行政人事部进行有效性和完整性鉴定，归档前应由文件形成部门主管对电子文件的有效性和完整性进行审核，并签署意见。
5.15.4.2行政人事部定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
5.15.4.3把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用，存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境
5.15.5电子档案的移交与保管。
5.15.5.1电子文件归档后移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。
1）检验：归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到**。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法:合格率应达到**。样本数不少于总数的20%,
2）检验项目：载体有划痕，是否清洁，有无病毒，核实电子档案的完整性和有效性。核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
3）将检验结果填入《电子档案入库登记表》。检验不合格的，应退回形成部门重新制作。
4）移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案入库登记表上签字盖章，一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。
5.15.5.2保管要求。
电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件:
a.归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。
b.存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。
e.电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。
5.15.5.3存效性保证
a.每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门]的设备更新情况进行一次检查登记。
b.每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
c.设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3 年。
d.磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
e.定期检验结果应填入电子档案管理登记表。
4.3 建立相应获得渠道
对环境及职业健康安全管理的法律、法规、标准及其他要求，每季度行政人事部和相关部门通过以下几种方式获取：
4.3.1 通过书面的资料或刊物如：专业报纸、杂志、专业出版社以及与ISO14001环境管理体系、OHSAS18001职业健康安全管理体系有关的书籍获取。
4.3.2 通过相关的网站获取。
4.3.3 通过**有关部门获取。
4.3.4 通过专业机构（如工会、有关的协会、专业团体、**部门如安监局、**、住建部等）获取。
4.3.5 各职能部门也可按《信息交流管理制度》的规定向行政人事部获取。
4.4 获取、存档、备案
行政人事部将经识别后确认为适用于本公司的环境、职业健康安全管理的法律、法规、标准及其他要求汇编成《适用法律法规、标准规范和其他要求一览表》，同时做好存档、备案工作，以便查找和使用，并按《成文信息管理制度》对获得的法律法规进行管理、控制。
4.5 评审、更新
4.5.1 确认为适用于本公司的环境管理和职业健康安全的法律、法规、标准及其他要求或更新后的文件在下发传达前，由行政人事部组织相关部门对其适用性进行评审。
4.5.2 行政人事部对相关环境及职业健康安全管理的法律、法规、标准及其他要求的新版本进行跟踪，并在相关文件更新后及时获取新的版本。
4.5.3 行政人事部按《成文信息管理制度》要求补充和修改《适用法律法规、标准规范和其他要求一览表》,并及时通知有关部门。
4.6 传达
行政人事部及相关部门应向员工及时地传达或传递环境及职业健康安全管理的法律法规及其他要求，加强对员工的培训和教育，具体按《信息交流管理制度》和《人力资源管理制度》执行。
环境管理体系运行策划和控制
公司应建立、实施、运行并保持满足环境管理体系要求以及实施6.1和6.2所识别的措施所需的过程，通过：
建立过程的运行准则；
按照运行准则实施过程控制。运用技术来控制一个或多个过程并预防负面结果；
公司应控制策划的变更，评审非预期变更的后果，必要时采取措施减轻不利影响。
公司应确保对外程实施控制或施加影响，应在环境管理体系内规定对这些过程实施控制或施加影响的类型和程度。
从生命周期观点出发，公司应：
a) 适当时，制定控制措施，确保在产品或服务的设计开发过程中，落实环境要求，此时应考虑生产周期的每一阶段；
b) 适当时，确定产品和服务采购的环境要求；
c) 与外部供方沟通公司的相关环境要求；
d) 考虑提品和服务的运输和交付、使用、寿命结束后处理和终处置相关的潜在重大环境影响的信息的需求。
保留必要的成文信息，以确信过程已按照策划得到实施。
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