1 目的
为了确保公司一体化管理体系信息的及时、准确地收集、传递及反馈，作好信息的管理工作，特制定本程序。
2 适用范围
适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。
3 职责
3.1 总经理负责本程序的归口管理。
3.2 行政人事部负责统筹公司对内、对外有关质量、环境、职业健康安全的信息收集、传递和处理。
3.3 行政人事部负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。
3.4 战略发展部负责与合同相关方（顾客）的信息的收集、传递和处理。
3.5 各部门负责工作范围内信息的传递与交流，以及对相关方信息的收集。
4 工作程序
4.1 信息的分类
4.1.1 外部信息
4.1.1.1 安全生产监督局、地方监测站、**、质量技术监督局、地方劳动部门、总工会、消防局、当地**、认证机构网上、电力局等部门或检查的结果及反馈的信息；
4.1.1.2 政策法规标准类信息，如职业健康安全、环境法律法规、条例、产品标准等；
4.1.1.3 相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、工程合同方、供应商、废物收购方、社区居民、员工家属等；
4.1.1.4 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境、职业健康安全卫生、质量技术等管理方面的信息。
4.1.2 内部信息
4.1.2.1 正常信息，如方针目标、绩效测量和监视记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等；
4.1.2.2 （潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；
4.1.2.3 紧急信息，如出现火灾、疾病的传播、洪涝灾害、台风、事故、事件等情况下的信息与记录；
4.1.2.4 其他内部信息（如员工的建议等）。
4.2 信息的收集与处理信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递。
4.2.1 外部信息的收集与处理
4.2.1.1 工程部、行政人事部，负责安全生产监督局、地方监测站、**、质量技术监督局、地方劳动部门、总工会、消防局、当地**、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，由工程部、行政人事部传递到公司相关部门及项目部，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照相关程序文件的要求进行处理；
4.2.1.2 各相关部门、项目部按其业务范围将收到的上级主管部门文件呈报部门主管后做出相应的处理，若直接从外部获取的有关的法律、法规和标准等管理信息时，应在一周内以《信息联络处理单》反馈到工程部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门；
电子文档管理
5.15.1文档的建立
5.15.1.1各部门按《成文信息管理制度》要求建立相关文件。
5.15.1.2为确保上传至文件服务器的文档准确性，仅部门*文档员拥有修改权限并负责修改，电子文档受控方法:只允许在修订状态下编辑文档
5.15.1.3编辑方法：点击“信息-保护文档-限制编辑”——点击“2编辑限制”——在“仅允许在文档中进行此类型的编辑”打勾——下拉菜单中选择“修订”——点击“3启动强制保护”设置密码即可
5.15.2各部门在公司办公自动化系统上共享文件的管理
5.15.2.1各部门可根据需要向行政人事部申请在服务器上建立部门共享文件夹，并设置文件夹权限，确保只有使用该用户名登陆服务器，才可拥有对该申请部门的共享文件夹具有完全控制权限。
5.15.2.2各部门对本部门的服务器用户名及密码进行管理，防止其外泄和广泛知晓，并确保知晓本部门用户名及密码的人员是有限的并经过许可的。
5.15.2.3服务器上共享文件的类型由各部门自行规定，通常包括：“质量、环境和职业健康安全管理体系文件”、“公司规章制度”等需要使较大范围内员工了解的文件。
5.15.2.4文件共享前应由所在部门负责人批准后方可共享，然后由文件制定者通知所要发放的人员。
5.15.3电子文档的受控
5.15.3.1电子文档的识别
电子文档的编号以纸质文件编号进行标识。管理性文件(公司及各部门制定的现行使用的有效版本的规定、大纲、制度、职业健康相关文档等等)由行政人事部负责；技术文件由工程部负责；内页资料、设备资料等由项目部负责。
5.15.3.2电子文档的发布
编制的各类文件经过纸质文件进行审核、批准后，将其以PDF的形式形成电子文档，由制定部门发布在公司局域网上。
说明：技术标准、图纸、工艺规程、检验规程、内部业务联系书、需要相关部门专题协调的重大合同等文件必须使用纸张发放、接收、传阅，不能通过OA网或互联网发放、接收、传阅。
5.15.3.3电子文档的发布方式
a.可采用服务器或个人计算机共享文件方式发布，可依据需要设定电子文档的文件打开密码，密码只能告知相关已授权人员，由此达到受控目的，各部门根据需要自行下载打印。
b.由行政人事部确定文件发放范围和接收部门的权限后形成《文件发放回收记录表》，按照本记录发放电子文档。收文单位接收到文件后进行回复，由发文单位负责把回复存到**文件夹中，做为收发文登记,重要文件由使用部门下载打印后签字。
c.作好电子文件收发登记工作，发放文件有**文件夹，接收文件有**文件夹，作废文件由使用者按时删除
d.上级部门邮件的处理方式，当收到上级部门发来的邮件时由综合办公室计算机负责转发给相关部门，相关部门要对文件的有效性进行反馈，后按文件要求发回上级部门
目的
内、外部环境是公司质量管理活动的立足点和根本前提。充分开展企业内、外部经营环境的调查和监测，确定与本公司目标和战略方向相关并影响实现质量管理体系预期结果的各种内部和外部因素，准确、及时地把握消费趋势和顾客需求，认清本企业的优势和劣势，从而抓住机会，化解威胁，实现质量管理体系与企业的环境变化动态匹配和优化适应，促使企业在竞争中求生存、在变化中谋发展、在经营中创效益，充分应对现状和把握未来。
2适用范围
适用于通过本公司经营环境内、外部因素识别，评价经营管理上面临的风险和机遇，制定应对措施的控制及企业的经营环境变化、业务流程动态调整和质量管理体系的持续优化控制。
3术语和定义
3.1企业环境：是指一些相互依存、互相制约、不断变化的各种因素组成的一个系统，是影响企业管理决策和生产经营活动的现实各因素的。包括企业的内部环境和外部环境。
3.2风险：“未来的不确定性对企业实现其经营目标的影响。” 企业风险按其内容不同可分为战略风险、财务风险、商业风险、营运风险等。
3.3机会：指具有时间性的有利情况。
3.4企业风险评估：是对所收集的风险管理信息和企业各项业务管理及其重要业务流程进行的风险评估，具体包括风险识别、风险分析和风险评价、应对措施等步骤，其目的在于查找和描述企业风险，评价所识别出的各种风险对企业实现目标的影响程度和风险价值，给出风险控制的**次序并选择应对措施加以实施等。风险评估要采取定性与定量相结合的方法，包括问卷调查、*咨询、管理层访淡、集体讨论、情景分析、统计分析、模拟分析、管理工具分析等。
管理分析工具包括条件危险性分析法D=LEC，SWOT分析法、PEST分析法、波特五力模型等，
3.5 SWOT来自麦肯锡咨询公司的企业战略及环境分析工具，将对企业内外部条件各方面内容进行综合和概括，进而分析组织的优劣势、面临的机会和威胁的一种方法。SWOT分别代表企业优势（strengths）、劣势（weakness）、机会（opportunity）和威胁（threats）。
4职责
4.1 行政人事部负责组织本公司的内、外部环境分析与评价，风险与机会应对措施的实施控制，业务流程动态调整和质量管理体系的持续优化控制。
4.2 技术部负责技术风险分析、质量风险分析。
4.3 发展战略部负责市场经营风险分析。
4.4 工程部负责组织操作活动中的风险分析。
4.5财务部负责财务风险分析。
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