食品安全管理档案管理制度
4.6.1档案管理职责
办公室负责全公司的食品安全管理档案管理工作。
4.6.2档案管理要求
A.由公司统一配置档案橱和档案袋（盒）；
B.办公室要明确一名档案管理员（可）负责本部门档案的管理工作，管理人员要履行职责，严守机密，妥善保管整理，做到防潮、防虫、防鼠、防火、防丢、防盗等；
C.档案资料每月度进行整理并存档；
D.使用或查阅档案资料时，要经食品安全小组长批准，对外出借复印件，同时做好调阅记录和归还注销记录，归还时应检查、点收清楚；
E.过期或无保存价值档案资料的销毁执行本程序4.4条款规定；
F.档案管理人员调动工作时要严格交接手续，列出交接清单，并由交接双方签字，人力资源部负责人监督。
4.6.3质量体系档案的分类和编号
A.公司将质量体系档案分为五类，即：生产管理类、品质管理类、劳资人事类、国际业务类、采购业务类。
B.档案盒的编号及标识
公司只对档案盒进行编号,编号的前两位分别为各类的汉语拼音首字母（如“PG”代表品质管理类），*三位为阿拉伯数字代表档案盒的顺序号。档案盒要体现档案科目、建立日期、建档部门的标识。
C.档案盒内编号
a.档案盒内设置档案目录索引，体现档案盒内文件的件号、名称、归档日期、归档人。
b.档案盒内文件的左上角加盖档案管理章，体现档号、件号、页数。
分析并确定潜在危害：从物理的、化学的、生物的等方面进行危害分析并确定与产品、工艺、包装类型、贮存有关的潜在危害，并填入危害分析表内。
4.1.4分析并确定显著危害：显著危害是指必须予以控制的、有理由可能发生的、会对消费者健康造成危险的危害，当某一潜在危害被确定是显著危害时，必须在危害分析表中相应列出判定依据、预防措施和是否CCP相关内容。
4.1.5关键点的确定可采用按照CAC（食品法典会）推荐的判断树法进行判定。
4.1.6当发生下列变化（但不限于下列变化）时：必须考虑重新进行危害分析，这些变化包括但不于：原料和辅料、原料和辅料的来源、加工、产量、包装、人员、销售方式、预期用途和消费者等。
4.1.7公司必须规定预防措施以把危害降低到可接受水平，这些措施可以包括以下方面：
a） 产品说明（标签、预期用途等）；
b） 作业控制；
c） 贮存和销售控制；
d） 卫生控制；
e） 设备维护；
f） 培训等
持续改进
总经理承诺组织食品安全小组，各职能部门及公司全体员工，采用沟通（见5.6），管理评审（见5.8）、内部审核（见8.4.1）、单项验证结果的评价（见8.4.2）、验证活动结果的分析（见8.4.3）、控制措施组合的确认（见8.2）、纠正措施（见7.10.2）和食品卫生管理体系更新（见8.5.2），以持续改进食品安全管理体系的有效性。
8.5.2 食品安全管理体系的更新
总经理承诺，组织食品安全小组按本手册的规定，开展食品安全活动，确保食品安全管理体系持续更新。
食品安全小组通过内、外部审核和管理评审，评价食品安全管理体系，每季度的个月评审危害分析（7.4）、已建立的操作性前提方案PRP（s）（7.5）和HACCP计划（7.6.1）。需要时，对食品安全管理体系及危害分析，已建立的操作性前提方案和HACCP计划进行更新。
评价和更新活动应基于：
a）来自5.6中所述的内部和外部沟通的输入；
b）来自有关食品安全管理体系适宜性、充分性和有效性的其它信息的输入；
c）验证活动结果分析（8.4.3）的输出；
d）管理评审的输出（见5.8.3）。
办公室记录更新活动，保持更新记录，并口头和以记录的形式向总经理报告，作为管理评审的输入（见5.8.2 ）.
食品安全管理体系需要更新时，具体执行《文件控制程序》。
注：本手册的支持性文件见《文件有效版本清单》。
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