电子文档的更改、作废
文件的修改、修订由文件的原制定部门负责，由原批准人员或授权人员批准，修改后的文件应通知所有使用该文件的人员，收到通知的人员应及时更新各自计算机上保留的相应文件，及时删除原有作废文档，以防止作废电子文档的非预期使用；当电子文档有新版本发布时，旧版本自动作废。
5.15.5电子文档的归档
可按一定规律建立相应的分级文件夹对电子文档进行分类存放、归档。因电子文档按文件夹归档、存放的方式本身就具有易于检索的特点，故可不要求制作文件或记录的归档清单。
5.15.6电子文档的防护
对存放电子文档的公司服务器、个人计算机应采取相应的病毒防范措施，防止电子文档的意外损坏、丢失。在公司服务器上的电子文档防护工作由行政人事部负责；个人计算机上的电子文档防护工作由该计算机用户负责，个人计算机出现故障应及时向行政人事部反馈。
5.15.7电子文档的移交
当发生工作调动或更换计算机时，要做好电子文件档的移交工作。特别是因工作调动时，需向交接人员说明电子文档存放情况，并同时刻制光盘，做好电子文件档的移交工作。
5.15.8电子文档的定期清理
公司计算机用户须定期清理各自计算机上的电子文档，及时将过期、无效文件删除。
5.15.9电子文档的管理
5.15.9.1为确保上传至服务器的文档准确性，仅部门*文档管理人员拥有修改权限并负责修改文件服务器的文件。
5.15.9.2文件服务器文件夹和权限分配：文件服务器文件夹所有用户除管理员外均无删除权。部门文件夹中除各部门文档员拥有文件修改权限其他人无修改权限。
5.15.9.3所有存放于“文档室”文件夹中的电子文档由各部门]文档员负责修改。修改须按照《成文信息管理制度》编写版本号，修改文档需提交“《文件更改申请单》”由部门主管批准方可修改，修改同时须修改版本号,禁止出现重复文档多版本号或重复版本号多个文档。
电子文件的收集与积累
1）按职责分工负责收集与公司有关的电子文件，电子文件的收集范围和分类按《成文信息管理制度》有关规定执行。
2）收集积累要求
a.保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系， 建立统一文件编号。相关编号见《成文信息管理制度》
b.在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或拷贝件保留。
c.计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
3）收集、积累方法
a.收集和积累为做少3档准备。由ISO 办监督，行政人事部执行。在每次档前提前通知各部门文档员收集待档的电子文档，并存放于服务器所在部门文件夹中的“待归档”文件夹，由各部门主管审核。
b.各部门一份文件登记表，重要电子文件每份均需在“电子文档登记表”中登记。
c.电子文档登记表应与电子文档的备份一同保存，并附有纸张打印件。
d.电子文档按其性质在标题前标注其性质:草稿性电子文档、非正式电子文档、正式电子文档、无纸电子文档、文本文件、图象文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序、数据文件。
e.电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素按文件夹分类存放。
5.15.10 局域网管理体系文件控制
5.15.10.1电子文件不违背《成文信息管理制度》要求，以“电子文件为主、纸质文件为辅”的原则。
5.15.10.2计算机中与管理体系相关的所有文件夹和文件名称的命名应采用实名、全称或简称的方式，避免采用数字、字母代号和个性化的名称；以防止文件和资料的混乱、丢失和无意中删除。
5.15.10.3对于保密和未经授权不得阅读的文件和资料，必须进行文档加密和标识，对于重要文件和资料必须设置为“只读”属性，以避免无意中被修改
目的
内、外部环境是公司质量管理活动的立足点和根本前提。充分开展企业内、外部经营环境的调查和监测，确定与本公司目标和战略方向相关并影响实现质量管理体系预期结果的各种内部和外部因素，准确、及时地把握消费趋势和顾客需求，认清本企业的优势和劣势，从而抓住机会，化解威胁，实现质量管理体系与企业的环境变化动态匹配和优化适应，促使企业在竞争中求生存、在变化中谋发展、在经营中创效益，充分应对现状和把握未来。
2适用范围
适用于通过本公司经营环境内、外部因素识别，评价经营管理上面临的风险和机遇，制定应对措施的控制及企业的经营环境变化、业务流程动态调整和质量管理体系的持续优化控制。
3术语和定义
3.1企业环境：是指一些相互依存、互相制约、不断变化的各种因素组成的一个系统，是影响企业管理决策和生产经营活动的现实各因素的。包括企业的内部环境和外部环境。
3.2风险：“未来的不确定性对企业实现其经营目标的影响。” 企业风险按其内容不同可分为战略风险、财务风险、商业风险、营运风险等。
3.3机会：指具有时间性的有利情况。
3.4企业风险评估：是对所收集的风险管理信息和企业各项业务管理及其重要业务流程进行的风险评估，具体包括风险识别、风险分析和风险评价、应对措施等步骤，其目的在于查找和描述企业风险，评价所识别出的各种风险对企业实现目标的影响程度和风险价值，给出风险控制的**次序并选择应对措施加以实施等。风险评估要采取定性与定量相结合的方法，包括问卷调查、*咨询、管理层访淡、集体讨论、情景分析、统计分析、模拟分析、管理工具分析等。
管理分析工具包括条件危险性分析法D=LEC，SWOT分析法、PEST分析法、波特五力模型等，
3.5 SWOT来自麦肯锡咨询公司的企业战略及环境分析工具，将对企业内外部条件各方面内容进行综合和概括，进而分析组织的优劣势、面临的机会和威胁的一种方法。SWOT分别代表企业优势（strengths）、劣势（weakness）、机会（opportunity）和威胁（threats）。
4职责
4.1 行政人事部负责组织本公司的内、外部环境分析与评价，风险与机会应对措施的实施控制，业务流程动态调整和质量管理体系的持续优化控制。
4.2 技术部负责技术风险分析、质量风险分析。
4.3 发展战略部负责市场经营风险分析。
4.4 工程部负责组织操作活动中的风险分析。
4.5财务部负责财务风险分析。
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