电子文档管理
5.15.1文档的建立
5.15.1.1各部门按《成文信息管理制度》要求建立相关文件。
5.15.1.2为确保上传至文件服务器的文档准确性，仅部门*文档员拥有修改权限并负责修改，电子文档受控方法:只允许在修订状态下编辑文档
5.15.1.3编辑方法：点击“信息-保护文档-限制编辑”——点击“2编辑限制”——在“仅允许在文档中进行此类型的编辑”打勾——下拉菜单中选择“修订”——点击“3启动强制保护”设置密码即可
5.15.2各部门在公司办公自动化系统上共享文件的管理
5.15.2.1各部门可根据需要向行政人事部申请在服务器上建立部门共享文件夹，并设置文件夹权限，确保只有使用该用户名登陆服务器，才可拥有对该申请部门的共享文件夹具有完全控制权限。
5.15.2.2各部门对本部门的服务器用户名及密码进行管理，防止其外泄和广泛知晓，并确保知晓本部门用户名及密码的人员是有限的并经过许可的。
5.15.2.3服务器上共享文件的类型由各部门自行规定，通常包括：“质量、环境和职业健康安全管理体系文件”、“公司规章制度”等需要使较大范围内员工了解的文件。
5.15.2.4文件共享前应由所在部门负责人批准后方可共享，然后由文件制定者通知所要发放的人员。
5.15.3电子文档的受控
5.15.3.1电子文档的识别
电子文档的编号以纸质文件编号进行标识。管理性文件(公司及各部门制定的现行使用的有效版本的规定、大纲、制度、职业健康相关文档等等)由行政人事部负责；技术文件由工程部负责；内页资料、设备资料等由项目部负责。
5.15.3.2电子文档的发布
编制的各类文件经过纸质文件进行审核、批准后，将其以PDF的形式形成电子文档，由制定部门发布在公司局域网上。
说明：技术标准、图纸、工艺规程、检验规程、内部业务联系书、需要相关部门专题协调的重大合同等文件必须使用纸张发放、接收、传阅，不能通过OA网或互联网发放、接收、传阅。
5.15.3.3电子文档的发布方式
a.可采用服务器或个人计算机共享文件方式发布，可依据需要设定电子文档的文件打开密码，密码只能告知相关已授权人员，由此达到受控目的，各部门根据需要自行下载打印。
b.由行政人事部确定文件发放范围和接收部门的权限后形成《文件发放回收记录表》，按照本记录发放电子文档。收文单位接收到文件后进行回复，由发文单位负责把回复存到**文件夹中，做为收发文登记,重要文件由使用部门下载打印后签字。
c.作好电子文件收发登记工作，发放文件有**文件夹，接收文件有**文件夹，作废文件由使用者按时删除
d.上级部门邮件的处理方式，当收到上级部门发来的邮件时由综合办公室计算机负责转发给相关部门，相关部门要对文件的有效性进行反馈，后按文件要求发回上级部门
客户或外部供方的财产
公司在控制或使用客户或外部供方的财产期间，应对其进行妥善管理。对公司使用的或构成产品一部分的客户和外部供方财产，公司应予以识别、验证、保护和维护。
若客户或外部供方的财产发生丢失、损坏或发现不适用情况，公司应向客户或外部供方报告，并保留相关形成文件的信息
8.5.4产品防护
公司标牌标识等防护措施，在内部处理和交付到预定的地点期间，本公司将针对产品的符合性提供防护，这种防护包括标识、搬运、包装、贮存和保护。防护也适用于服务的组成部分。
a) 在对产品和进行内部处理及储存时防止其损坏；
b) 对产品包装进行控制，以防止包装不当而损坏；
c) 保护产品，防止受雨淋、碰撞等；
d) 防止零部件搬运时损坏。
e) 在交付及运输过程对产品进行保护。
施工前准备
检修开工前，应先组织学习相关《检修规程》，检修工艺标准，制定检修进度计划。
4.3组织施工
4.3.1由项目部/运维部按《电业生产安全工作规程》工作许可手续后组织施工。
4.3.2项目部/运维部应严格按照《检修规程》要求施工，执行全过程监督管理，以保证检修质量要求，施工中做好现场标识并做好设备、设施的保护。
4.3.3项目部/运维部应及时填写各种设备检修记录，随时自检施工质量，并对出现的重大问题做出分析报告、提出改进措施。
4.4检修过程检查
项目部/运维部技术负责人对检修过程中的施工质量进行随机抽查监督。
4.5组织验收
设备检修完毕、检修负责人按照质量标准自行检查，然后再交班组、项目部/运维部、甲方公司进行验收，填写验收单，由检修人员和验收人员签名。
4.6结束工作
发电机组检修完毕，经验收人员验收合格后，填写相应的检修验收记录，施工人员撤出现场后，检修负责人工作票终结手续并作检修交代，检修工作方告结束。
4.7设备投运
现场设备检修工作完成后，由运行班将设备恢复到备用状态，按照甲方公司调度命令将设备投入运行。
4.9整理资料
项目部/运维部应整理保存好设备的检修报告，检修报告交给甲方存档。
措施策划
公司应策划：
a) 应对这些风险和机遇的措施；
b) 如何在质量环境职业健康安全管理体系过程和其它的业务过程整合并实施这些措施；
c) 紧急情况的准备和响应；
d) 评价这些措施的有效性
应对措施应与风险和机遇对产品和服务潜在影响程度、技术方案、财务、运行、实践、经营要求相适应。
6.2目标及其实现的策划
6.2.1建立《目标管理程序》，在相应的职能部门建立质量环境职业健康安全管理目标，见附件2【管理目标一览表】来规划公司的整体目标，并层层展开分解落实落实到各部门，质量环境职业健康安全目标应：
a) 与质量环境职业健康安全方针保持一致；
b) 可测量；
c) 考虑适用的要求；
d) 与提品和服务以及增强顾客满意相关；
e) 予以监视；
f) 予以沟通；
g) 适时更新。
6.2.2质量环境安全目标实现的策划
当策划如何实现质量环境与职业健康安全目标时，编制【目标管理方案】，确定
a) 要做什么；
b) 必要的资源；
c) 有谁负责；
d) 何时完成；
e) 如何评价结果。
5.10.2 一体化管理体系运行记录以及验证其有效性的记录。
5.11 记录的基本要求
5.1.1 记录必须真实反映描述对象的状态。
5.11.2 记录中的文字、数字必须规范、清晰，不得涂改、做到内容完整、项目齐全、真实准确地记载质量、职业健康安全、环境信息。
5.11.3 记录中所采用的图形、符号、计量单位应符合现行国家标准的规定。
5.11.4 记录应有明显的标识，清楚地表明该记录的名称、类别、编号、时间等，以便于存取检索。
5.11.5施工资料应与工程进度同步进行，作为竣工资料的整理份数按合同要求及其他要求确定，但不得少于3套。
5.11.6签字应按表格所规定的人员亲笔签名，不得由他人代签。
5.12 记录的收集、编目、保管和归档
5.12.1 各部门、分公司*资料员负责记录的收集、整理、编目和移交前的保管。
5.12.2 工程记录以单位工程为单元进行收集编目。
5.12.3 工程施工形成的记录由工程部组织各工程项目部整理，工程竣工后按有关法令规定和要求移交工程所在地的城建档案馆或其它有关部门，或根据合同要求移交给建设单位（顾客），自存的工程记录由公司工程部资料室保管。
5.12.4 体系记录除在程序文件中有特殊规定以外，由归口管理部门在每年年底收归档。
5.12.5 记录贮存应有适宜的保存环境和设施，以防止损坏、变质和丢失。
5.12.6 记录的保管方式应便于存取和检索，又要注意保密。
5.13 记录的处理
5.13.1 记录的保存期限。
体系运行记录保存期见《记录总清单》。
5.13.2 记录建档后按规定的保存期限妥善保存，当合同有要求时，在商定期内应可提供给顾客或其代表评价时查阅。
5.13.3 档案室对**过保存期限的记录在填写《销毁逾期记录申请表》并报告总经理批准后予以销毁，并在《记录总清单》中注销。
5.14 行政人事部应每年检查各部门记录的管理状况，并考虑是否需要提出预防措施，以获得改进的机会。
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